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System Update :: 26th March 2007


If you would like further explanation of the changes in this update or need some assistance in putting any of them into practice please call us on 1300 131 848 or email us at support@myworkspace.com.au


  • GENERAL


    1. Areas - Additional Fields

    2. Calendar - Date AND Time

    3. Meetings

    4. Email - updates

    5. Action Escalation

    6. Auto Page Filling

    7. Time Billing - Phase One

    8. Print All Tabs

    9. Knowledgebase Browser

    10. Bulk Product Price Updater

    11. Standard Contact Import - new field added


  • ACCOUNTING


    1. Templates

    2. Comparisons - Profit & Loss, Balance Sheet

    3. BAS - by Area

    4. Payroll - Updates


  • FINANCIAL SERVICES


    1. Reports

    2. Commissions



General
1. Areas - Additional Fields 
Areas can now have attachments linked to them, as well as being able to save actions (including emails) against an Area.


Address details can be recorded against an Area, as well as the ability to create a tree hierarchy (ie parent / child links) for an Area. These new options are available when you set the profile items on My Navigation Profile.

2. Calendar - date AND time
On a form that has both date AND time field, the pop up calendar (accessible by clicking on the ... button to the right of the date field) now has a clock face which you can click on to select the time. Then click on the date and it brings both the date and time back to the screen and fills in the date / time fields.

3. Meetings
There is now the ability to create a meeting (based on the event area) and invite multiple people to the meeting. You can check calendars (of people within your business) and send invitations that automatically create an action within their diary. 

4. Email - Updates
Select Recipients now has tabs for Search (for person / business), Favourites (for favourite people added in via the Favourites screen), Groups (for person type groups), Internal (for other people within your business. All making it easier to send emails to people. 

The email received date now shows as the timezone of the receiver.

You can now permanently delete emails, ie go into the trash bin and emails can be permanently deleted from there.

When sending an email, you can delete a single email address from the TO, CC, BCC without having to clear out ALL the emails in that section. Just highlight the email address and press the delete key on your keyboard.

When you receive an email from a person who isn't in your contact list, the Create Button appears next to their email address. Clicking on it now takes you to the Business Card page, allowing you to create their contact including their business details.

5. Action Escalation
You can determine how overdue an action has to be before an alert gets sent to that person's manager. The manager is worked out from the person's user record, the 'manager' field. And you can also determine how long an action has to be overdue before it also gets emailed to the manager's manager. Click on My Profile, My System Profile, My Automation Profile.

6. Auto Page Filling
This is the new way of creating My Reports. Set up the required filtering on a search form and then click on the Tools icon and select Page Auto Fill. Type in name of Report and click Save. You can then return at any time and select the saved report to run it again.

7. Form Automation
There is now the ability to specify a particular report to be run at a regular time and emailed to specified people. Currently only available for Debtors/Creditors report, Profit & Loss and Balance Sheet reports.

8. Time Billing - Phase 1
This phase includes changing status on an action (billable, not billable, don't know). A new link (under Financials) called Time Billing that allows you to approve certain items for billing. And then automatically create the invoices. There are a number of profile items that determine how the invoices are created for a business. Also, on a project the hourly rate field must be filled out (this first phase is for actions related to projects only).


Also, on the action form, you can now enter the time an action is in minutes OR in hours. It will convert to the other automatically for you.

9. Print All Tabs - Tools Icon
There is a new option in the Tool icon (cog in top right hand corner of all screens) that shows on tabbed forms (ie person or business form) that allows you to print the contents of all tabs.

10. Skype Links
On the person record the old 'instant messaging address' field has been renamed to be 'skype name'. There is a link that will open up a Skype chat (if you have skype installed). 

11. Business and Person Updates
You can now view the status history on the business form as you can view on the person form.

On the person form, the gender is selected automatically based on the person title (ie Mr changes gender to Male etc).

12. Knowledgebase Browser
The ability has been created to browse a knowledgebase by tree format. Click on Documents page, click on Browse link (to right of a knowledgebase you have access to).

13. Bulk Product Price Update
You can update all prices from one screen. Click on Products, Product Price Adjustment.

14. Standard Contacts Import - Update
Preferred name has been added as a new column (added to the end).


Accounting/Financials
1. Templates
Invoice Template - There are three new tags available: DELIVERYBUSINESS, DELIVERYPERSON and DELIVERYADDRESS 

Profit & Loss and Balance Sheet - You can now create templates for both of these areas. See help notes for more details.

Statement - STATEMENT.TOBUSINESS (shows Legal Name) and STATEMENT.TOBUSINESSTRADENAME (shows trade name).

2. Profit & Loss and Balance Sheet - Comparisons
You can now select a number of other periods to compare your P&L and BS to. 

3. BAS - Updates
Liability type financial accounts are shown by default in the Configuration.

You can now create a BAS for a particular Area within your business as well as BAS for all the other areas put together. My Profile, My System Profile, My Financial Profile.

4. Payroll Updates
Ability to set a profile item so that when complete a pay period it automatically sets the salary expenses as Paid.

HECS tables are now implemented

You can now email pay slips

STC tax code implemented as well as special student loan rates.


Financial services


1. Reports
Meeting Report - added occupation from the policy detail record onto the meeting report.

Person Policy Report - you can now filter on person types

2. Commissions
Commissions area has been updated. Please contact support for details

Auto create expenses - as part of the creating of outgoing commission records it is now possible to have system auto create expense records.

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